هر مشتری یک پرونده دارد و همه‌چیزِ مربوط به او — فاکتور، سفارش، تیکت، دسترسی پورتال — به همین یک رکورد وصل می‌شود.
شمارهٔ مشتری
هر پرونده یک شمارهٔ ترتیبی می‌گیرد (CU-1، CU-2، …) که سامانه خودش می‌سازد و دیگر عوض نمی‌شود. اگر جایی به یک مشتری ارجاع می‌دهید — در یادداشت، در گفت‌وگو با همکار — این شماره است که یکتاست، نه نام.
شخص یا شرکت
نوع پرونده تعیین می‌کند کدام فیلدها معنا دارند: برای شخص، کد ملی ده‌رقمی؛ برای شرکت، نام شرکت اجباری است و شناسهٔ ملی شرکت جداگانه ثبت می‌شود.
انتخاب نوع صرفاً یک برچسب نیست — اعتبارسنجی فرم بر همان اساس تغییر می‌کند.
حساب پورتال، همین‌جاست
اگر مشتری وارد پورتال می‌شود، وضعیت حسابش — فعال، دعوت‌شده، تأییدنشده — روی همین پرونده دیده می‌شود. فهرست جداگانه‌ای برای حساب‌های پورتال وجود ندارد و نباید دنبالش بگردید.
نتیجهٔ عملی: یک نفر هیچ‌وقت دو رکورد ندارد؛ یکی برای «مشتری» و یکی برای «کاربر پورتال».
پروندهٔ ناقص همیشه خراب نیست
فرم ساخت مشتری در پنل، نام و موبایل و استان را اجباری می‌گیرد. اما مشتری‌ای که خودش در پورتال ثبت‌نام کرده یا با دعوت‌نامه آمده، ممکن است هنوز هیچ‌کدام را پر نکرده باشد.
پس رکوردی که فقط یک ایمیل یا یک شمارهٔ موبایل دارد، داده‌ی خراب نیست — مشتری‌ای است که هنوز پروفایلش را کامل نکرده.
پروندهٔ کامل، از افزونه‌های دیگر خوانده می‌شود
نمای کامل مشتری چند زبانه دارد: مالی، خرید، پشتیبانی و فعالیت‌ها. محتوای این زبانه‌ها در این افزونه نگهداری نمی‌شود — از فاکتورها، فروشگاه و پشتیبانی خوانده می‌شود.
بنابراین زبانهٔ خالی دو معنای کاملاً متفاوت دارد: یا آن مشتری واقعاً سابقه‌ای در آن بخش ندارد، یا آن بخش اصلاً روی این نصب فعال نیست. هیچ‌کدام خطا نیست.