دفتر چک، چک‌های دریافتی از مشتریان و چک‌های پرداختی به تأمین‌کنندگان را دنبال می‌کند. هر تغییر وضعیت، سند حسابداری خودش را می‌زند؛ هیچ مرحله‌ای صرفاً یک برچسب نیست.
چرخهٔ عمر
یک چک از وضعیت نزد ما آغاز می‌شود و یکی از این دو مسیر را می‌رود:
- نزد ما ← در جریان وصول ← وصول‌شده — مسیر عادی.
- نزد ما ← در جریان وصول ← برگشت‌خورده — بانک چک را پاس نکرده است.
مسیر سومی هم هست: نزد ما ← عودت‌شده، برای وقتی که چک را بدون واگذاری به صاحبش برمی‌گردانید.
واگذاری واقعاً چه می‌کند
«واگذاری به بانک» فقط وضعیت را عوض نمی‌کند. مبلغ را بین دو حساب کنترلی جابه‌جا می‌کند: از «اسناد دریافتنی» خارج و به «چک‌های در جریان وصول» وارد می‌شود. تا زمانی که بانک وصول را تأیید نکند، پول در هیچ‌کدام از حساب‌های بانکی شما نیست — و ترازنامه هم دقیقاً همین را نشان می‌دهد.
با ثبت وصول، مبلغ از «در جریان وصول» به حساب معین همان بانکی می‌رود که چک را به آن سپرده‌اید.
وقتی چک برگشت می‌خورد
ثبت برگشت، طلب را دوباره زنده می‌کند: مبلغ از «در جریان وصول» به «حساب‌های دریافتنی» برمی‌گردد، زیر همان تفصیلی مشتری. پس از برگشت، دیگر نمی‌توانید همان چک را وصول کنید؛ اگر مشتری چک تازه‌ای بدهد، آن را به‌عنوان چکی جدید ثبت کنید.
چک پرداختی
چک‌های پرداختی دقیقاً قرینهٔ چک‌های دریافتی‌اند. به‌جای «اسناد دریافتنی» و «چک‌های در جریان وصول»، از «اسناد پرداختنی» و «چک‌های در جریان پرداخت» استفاده می‌شود و تفصیلی به‌جای مشتری، تأمین‌کننده است.
نکته
تاریخ‌ها با تقویم همان سال مالی نمایش داده می‌شوند، نه تقویم پیش‌فرض سایت. اگر سال مالی شما شمسی باشد، تاریخ سررسید چک هم شمسی وارد و نمایش داده می‌شود.