وظیفه یک کار مشخص است که یک نفر آن را درخواست می‌کند و یک نفر انجامش می‌دهد. هر وظیفه شماره‌ای مثل T-2026-8801 می‌گیرد که سامانه می‌سازد.
دو نفر، نه یکی
درخواست‌کننده کسی است که وظیفه را ثبت کرده و کارشناس کسی است که باید انجامش دهد. این دو عمداً جدا هستند، چون اجازه‌ها بر همین اساس داده می‌شوند: تغییر وضعیت را همین دو نفر می‌توانند انجام دهند، نه هر کسی که وظیفه را می‌بیند.
وظیفه‌ای که اتوماسیون ساخته باشد ممکن است اصلاً درخواست‌کننده نداشته باشد — این خطا نیست، یعنی هیچ کاربری آن را ثبت نکرده.
«دیده‌نشده» خودش عوض می‌شود
وضعیت‌ها به ترتیب: دیده‌نشده ← باز ← در حال انجام ← انجام شده.
اولین وضعیت را دست نزنید؛ خودش تغییر می‌کند — اما فقط وقتی که کارشناسِ همان وظیفه صفحهٔ خودِ وظیفه را باز کند. دیدنش در فهرست کافی نیست، و باز کردنش توسط شخص دیگری هم آن را «دیده‌شده» نمی‌کند.
برای همین «دیده‌نشده» یک نشانهٔ واقعی است: یعنی کارشناس هنوز نگاهش نکرده.
شمارش روزها، تقویمی است
عدد «زمان باقی‌مانده» روز تقویمی می‌شمارد، نه ساعت: امروز ۰، فردا ۱، دیروز −۱. سررسیدی که دو ساعت دیگر است «۱ روز» نمی‌شود.
اما گذشتن از موعد با دقت لحظه حساب می‌شود. پس وظیفه‌ای که سررسیدش امروز ساعت ۹ بوده و ساعت ۱۴ نگاهش می‌کنید، هم «۰» نشان می‌دهد و هم قرمز است — یعنی گذشته.
وظیفهٔ انجام‌شده دیگر نمی‌شمارد
وقتی وظیفه‌ای انجام شود، شمارش روی زمان آخرین تغییرش متوقف می‌شود تا عدد بی‌معنی جلو نرود.
این عدد تقریبی است: اگر بعداً همان وظیفه ویرایش شود، مبنای شمارش هم جابه‌جا می‌شود. برای وظیفه‌ای که تمام شده معمولاً مهم نیست، ولی خوب است بدانید عدد ثبت‌شدهٔ دقیقی نیست.
حذف یعنی سطل زباله
حذف وظیفه آن را نابود نمی‌کند؛ به سطل زباله می‌برد و از فهرست فعال خارج می‌شود. اگر وظیفه‌ای «گم شده»، اول همان‌جا را نگاه کنید.