دفتر روزنامه: هر رویداد مالی که به دفاتر رسیده است.
سه وضعیت، و یکی از آن‌ها قفل است
پیش‌نویس هیچ اثری روی دفاتر ندارد و آزادانه ویرایش می‌شود. ثبت‌شده شماره و مهر امنیتی می‌گیرد و دیگر تغییر نمی‌کند. برگشت‌خورده یعنی سند معکوسی آن را خنثی کرده است.
سند ثبت‌شده ویرایش یا حذف نمی‌شود — هیچ استثنایی ندارد.
اصلاح یعنی برگشت زدن
برای اصلاح یک اشتباه، سند را برگشت می‌زنید: سندی تازه با سطرهای معکوس ساخته می‌شود و بعد سند درست را ثبت می‌کنید.
نتیجه این است که در دفتر سه سند می‌بینید نه یکی، و این عمدی است: دفتر باید نشان دهد چه اتفاقی افتاده، نه نسخهٔ مرتب‌شدهٔ آن.
شماره و مهر، هنگام ثبت ساخته می‌شوند
سند در لحظهٔ ثبت شماره می‌گیرد — نه هنگام ساختن پیش‌نویس. کنارش یک مهر امنیتی ساخته می‌شود که به سند ثبت‌شدهٔ قبلی زنجیر می‌شود.
یعنی دستکاری یک سند قدیمی در پایگاه داده، زنجیره را می‌شکند و قابل تشخیص است.
بیشتر سندها را شما نمی‌نویسید
صدور صورت‌حساب، ثبت پرداخت، تأیید سفارش فروشگاه، وصول چک و فروش دوره همگی سند خودشان را می‌سازند. سند دستی برای باقی موارد است: تعدیلات، استهلاک، و اقلامی که از جای دیگری وارد نمی‌شوند.
سند خودکار هم مثل بقیه ثبت‌شده است — یعنی آن هم فقط با برگشت زدن اصلاح می‌شود.